Oficina Administrativa
La Oficina Administrativa tiene la responsabilidad de asistir a las familias, a las funerarias, a las agencias del orden y al público para resolver una gran variedad de asuntos. El personal de la Oficina Administrativa da la bienvenida y recibe a todos los visitantes del Instituto cuidando que cada uno de ellos se registre en el sistema de inscripción de visitantes; además, se ocupa de notificar al empleado correspondiente de la llegada de su visitante.
Works with families providing them information about their loved one’s case
El personal de la Oficina Administrativa provee a las familias la causa y manera de muerte de su ser querido. Asimismo, el personal ayuda a las familias a entender el trámite del certificado de defunción y también, si fuese necesario, el proceso de enmendar un certificado de defunción. La Oficina Administrativa recibe y procesa todas las solicitudes de reportes de autopsias presentadas por familias, fuerzas del orden, compañías de seguros, abogados, y otras agencias gubernamentales o de investigaciones. Una vez que dichos reportes hayan sido completados, la Oficina Administrativa notifica al solicitante de que los mismos están a su disposición.
El personal de la Oficina Administrativa trabaja en estrecha relación con las casas funerarias para asegurar que los certificados de defunción sean completados y emitidos de manera oportuna; y también se ocupa de las solicitudes de emisión de los permisos de cremación {cremation waivers}. El personal asimismo completa en forma electrónica la porción médica del certificado de defunción de cada difunto que haya sido examinado en el Instituto de Ciencias Forenses del Condado de Harris. La parte de este documento que corresponde al Instituto se confecciona según las pautas establecidas por el Texas Department of State Health Services utilizando un sistema electrónico de documentación de muertes denominado Texas Electronic Registration que dicho departamento provee.
Servicio de Apoyo a las Familias
Family Liaison Team:
(713) 796-6744
Este Servicio sirve de contacto para las familias a fin de ayudarles a obtener información sobre la pérdida de un ser querido. La sección provee información precisa y puntual a las familias. El personal ayuda a los parientes a entender la función y los procedimientos del Instituto y también los orienta a través de los pasos necesarios para obtener la causa y manera de muerte de un miembro de su familia.
Preparación y Distribución de Informes (Reportes)
La Sección de Preparación y Distribución de Informes (Reportes) supervisa al servicio externo de transcripciones que transcribe todos los reportes dictados por los patólogos forenses, y se asegura que dichos reportes sean objetivos, completos, y finalizados en forma adecuada. Esta sección también asegura que los reportes finalizados se archiven en una base de datos segura de la que dicha sección se encarga. La unidad rastrea la trayectoria de un caso a través de su preparación y finalización utilizando el Autopsy Report Request Tracking System.
Sección de Documentación
El coordinador judicial programa y organiza la información sobre los casos judiciales para los patólogos forenses y organiza y mantiene toda la documentación y registros del HCIFS. En esta sección es de crucial importancia una línea de comunicación clara y directa entre el coordinador judicial y los fiscales con respecto a los dictámenes periciales y/o declaraciones juradas que deban efectuar los patólogos. Esta sección del HCIFS también provee el mantenimiento de la documentación y registros. Los custodios de la documentación son responsables de mantener toda la información relacionada con los casos judiciales. Esta información se mantiene de acuerdo con el Programa de Mantenimiento y Preservación de los Servicios de la Biblioteca del estado de Texas, como así también con los requisitos de la National Association of Medical Examiners.
Sección de Finanzas
La Sección de Finanzas es responsable de llevar a cabo las obligaciones fiscales del Instituto de Ciencias Forenses del Condado de Harris, que incluyen las siguientes:
- Preparación y mantenimiento del presupuesto - Supervisa la elaboración del presupuesto y el cumplimiento del mismo por parte de cada uno de los departamentos del Instituto.
- Adquisiciones - Adquiere suministros, localiza y lleva la cuenta del equipamiento del Instituto, cerciorándose que la institución obtiene precios competitivos, y que se provee la documentación correcta al Condado de Harris, tal como lo requiere la ley del Estado de Texas.
- Cuentas a pagar o a cobrar - Procesa, verifica y reconcilia facturas y servicios y asegura el pago puntual; prepara facturas y monitorea y controla el cobro de facturas por servicios del Instituto a organizaciones externas.
- Gestión y manejo de subsidios y subvenciones - Supervisa el proceso de solicitud y otorgamiento para los subsidios otorgados al Instituto mediante la provisión de la documentación apropiada a la Corte de Comisionados del Condado de Harris. Además, monitorea los subsidios y subvenciones otorgados al Instituto para cerciorarse que se cumple con las pautas del respectivo subsidio o subvención.
- Inventario de bienes muebles - Reconcilia anualmente el inventario de bienes muebles del Instituto y agrega las existencias nuevas; supervisa el traslado o transferencia de los bienes sobrantes con la ayuda del Departamento de Compras del Condado de Harris.
- Servicios de mantenimiento - Lleva la cuenta del programa de mantenimiento de los equipos para realizar los arreglos financieros correspondientes, tales como contratos y órdenes de compra, y para que los mismos estén vigentes a la hora de efectuar el mantenimiento.
- Planilla de sueldos y beneficios de los empleados - Procesa las planillas de control de horas quincenales, mantiene los expedientes del personal, administra los cambios en el estatus de empleados, y cada año coordina la inscripción o reinscripción del personal en el seguro y las prestaciones durante el período correspondiente.
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